1. Dispositions générales
a) Date et lieu :
La foire commerciale internationale de Djibouti (FID 2023) se déroulera du 3 au 10 décembre 2023 au Centre d’Exposition Red Sea Global.
b) Date limite d’inscription pour les exposants :
Les exposants peuvent s’inscrire et payer leur stand pour prendre part à la FID 2023 jusqu’au 15 Novembre 2023 au plus tard.
c) Horaires d’ouverture au public (sous-réserve de modification par l’organisateur) :
Du dimanche 3 au dimanche 10 décembre 2023 de 9h – 18h Par respect du public et sous peine d’expulsion, l’exposant s’engage à tenir son stand ouvert aux horaires ci-dessus.
d) Horaires exposants :
L’espace d’exposition est ouvert aux exposants dès 8h. Ils peuvent ainsi accéder à leurs stands et les préparer avant l’ouverture au public.
e) Contacts Utiles :
CHAMBRE DE COMMERCE DE DJIBOUTI
Tél : 00253 21 35 10 70
E-mail : foire-djibouti@ccd.dj
2. Prestations offertes
a) Stand d’exposition :
L’organisateur propose des stands d’exposition aux entreprises désireuses d’en bénéficier. Ces stands sont d’une taille standard de 9m². Toutefois, les exposants souhaitant disposer de stands plus grands ont la possibilité de demander des stands doubles (18m²) ou triples (27m²).
b) Espace restauration :
Un espace dédié à la restauration sera disponible sur le site de l’exposition et ouvert à tous les participants. Les frais de restauration sont à la charge des participants.
c) Autres prestations ou facilités :
Une connexion internet Wi-Fi ainsi qu’un business center sera mis à la disposition des exposants par l’organisateur. En outre, un service de santé d’urgence sera disponible sur le site de l’exposition.
3. Nettoyage et sécurité
a) L’organisateur assurera une surveillance générale de la foire 24h/24h afin d’assurer la sécurité des biens et des personnes. Cependant et malgré un service de sécurité opérationnel, s’il intervenait des dommages ou des vols de matériels de l’exposant, l’organisateur n’en est pas responsable. Les exposants sont donc tenus de veiller à la surveillance de leurs stands et de leurs produits pendant la foire ainsi que lors du montage et du démontage des stands. En outre, l’exposant devra être présent sur son stand lors de la visite des services chargés de la sécurité et se conformer, tout au long de la manifestation, aux mesures de sécurité imposées par l’organisateur.
b) Une prestation de nettoyage est assurée gratuitement par l’organisateur. La prestation de nettoyage comprend le balayage, le lavage des sols durs, le dépoussiérage des meubles hors matériel exposé.
4. Hébergement / Hôtels
Les exposants devront prendre leurs dispositions le plus tôt possible.
5. Accès à l’exposition
a) Nul ne peut être admis dans l’enceinte de la manifestation sans présenter un badge pour les exposants et un bracelet pour les visiteurs, tous deux émis par l’organisateur.
b) L’organisateur se réserve le droit d’interdire l’entrée ou de faire expulser toute personne, visiteur ou exposant, dont la présence ou le comportement seraient préjudiciables à la sécurité, la tranquillité ou l’image de l’exposition.
c) Les badges, donnant droit d’accès à la manifestation, seront mis à disposition des exposants dans des conditions déterminées par l’organisateur.
d) Les badges doivent être retirés auprès du secrétariat dès l’arrivée sur le site ou au préalable selon des conditions qui seront fixées ultérieurement pas l’organisateur.
e) Des cartes d’invitation destinées aux personnes ou entreprises qu’ils désirent inviter seront, dans des conditions déterminées par l’organisateur, délivrées aux exposants.
6. Conditions de location des stands
a) Location de stand :
La location de stand se fait à travers la soumission du formulaire d’inscription avec l’option « exposant » cochée de manière limpide. La soumission du formulaire dûment rempli et signé fait office de contrat entre l’exposant et l’organisateur.
Par ce contrat, l’entreprise accepte les conditions exposées ainsi que les normes figurant dans ce document. A noter qu’il est important de vérifier soigneusement les informations relatives à la facturation et jointes aux formulaires.
b) Règlement des frais de location de stand :
Une fois le formulaire d’inscription dûment rempli et transmis à l’organisateur, il dispose d’un délai de 15 jours pour procéder au paiement de la somme correspondant aux frais de location du stand (1400 US$ pour un stand standard).
A noter que la réception du paiement par l’organisateur est la condition nécessaire à la validation définitive de l’inscription de l’exposant et à l’attribution d’un stand en sa faveur.
Le respect de cette clause est une condition nécessaire qui permettra à l’organisateur l’octroi définitif du stand réservé.
7. Conditions d’occupation et de jouissance des stands
a) Il est expressément interdit de céder, de sous-louer, d’échanger, à titre gratuit ou onéreux, tout ou partie de l’emplacement attribué par l’organisateur.
Sauf autorisation écrite et préalable de l’organisateur, l’exposant ne peut présenter sur son emplacement d’autres matériels, produits ou services que ceux énumérés dans la demande d’admission.
b) L’exposant ne peut, sous quelque forme que ce soit, présenter des produits ou services ou faire de la publicité pour des entreprises ou entrepreneurs non exposants, sauf autorisation écrite et préalable de l’organisateur.
c) La tenue des stands doit demeurer impeccable tout au long de la manifestation, le rangement de chaque stand, à la charge de l’exposant, devant être fait chaque jour et être achevé pour l’ouverture de la Foire au public.
d) Le stand doit être occupé en permanence aussi bien pendant les heures d’ouverture aux exposants (y compris montage, livraisons et démontage) que pendant les heures officielles d’ouverture aux visiteurs. Le non-respect de cette disposition pourra entraîner une mesure d’exclusion temporaire ou définitive par l’organisateur.
e) Les exposants ne dégarniront pas leur stand et ne retireront aucun de leurs articles avant la fin de la Foire.
8. Conditions d’Annulation
a) Annulation de la foire par l’organisateur :
L’organisateur se réserve le droit d’annuler la Foire/Exposition à tout moment en cas de circonstances exceptionnelles et/ou extérieures à sa volonté. Dans ce cas, le contrat sera annulé et les paiements effectués par les exposants seront intégralement remboursés sur demande expresse de ces derniers. En revanche, l’exposant ne pourra réclamer aucune autre indemnisation pour ce motif.
b) Annulation de participation :
Dans l’hypothèse où l’exposant souhaiterait annuler sa participation à la Foire, il devra immédiatement en informer l’organisateur par une demande officielle.
Si l’annulation formelle intervient avant le 1er novembre 2023, l’exposant pourra réclamer le remboursement de l’intégralité des paiements effectués.
Si la demande d’annulation intervient entre le 1er au 15 novembre 2023, l’organisateur remboursera 50% du montant versé par l’exposant pour la location de stand.
Passé ce délai, l’exposant ne pourra en aucun cas réclamer le remboursement des paiements effectués.
9. Installations et conformité des stands
a) L’exposant est tenu de se conformer aux instructions de l’organisateur relatives à la réglementation des entrées et sorties des marchandises, dans l’enceinte de la manifestation. Les exposants, ou leurs commettants, doivent avoir terminé leur installation aux dates et heures limites fixées par l’organisateur.
b) l’installation des stands ne doit, en aucun cas, endommager ou modifier les installations permanentes du lieu d’exposition et elles ne doivent pas porter atteinte à la commodité ou à la sécurité des autres exposants et des visiteurs.
c) La décoration particulière des stands est effectuée par les exposants et sous leur responsabilité. Elle doit, en tout état de cause, s’accorder avec les décorations générales de la manifestation et ne pas atteindre à la visibilité des stands voisins.
L’organisateur se réserve, en outre, le droit de faire supprimer ou modifier celles des installations qui nuiraient à l’aspect général de l’exposition, gêneraient les exposants voisins ou les visiteurs, ou qui ne seraient pas conformes aux plans ou projets particuliers préalablement soumis.
10. Démontages des stands en fin de salon
a) L’exposant ou son représentant dument accrédité, est tenu d’être présent sur son stand dès le début du démontage et jusqu’à évacuation complète du stand.
b) L’évacuation des stands, marchandises, articles et décorations particulières, ainsi que les déchets résiduels des matériaux ayant servi à la décoration des stands, devra être faite par les soins des exposants dans les délais et horaires impartis par l’organisateur.
Passé les délais, l’organisateur pourra faire transporter les objets dans un garde-meubles de son choix aux frais, risques et périls de l’exposant et sans pouvoir être tenu responsable des dégradations ou pertes totales ou partielles.
c) les exposants devront laisser les emplacements, décors, matériels mis à leur disposition dans l’état où ils les auront trouvés. Toutes détériorations causées par leurs installations ou leurs marchandises, soit au matériel, soit au bâtiment, soit enfin au sol occupé, seront évaluées par les services techniques de l’organisateur et mises à la charge des exposants responsables.
11. Attribution des emplacements
a) L’organisateur établit le plan de la foire et il effectue la répartition des emplacements.
Sauf stipulation contraire, l’inscription ne confère aucun droit à la jouissance d’un emplacement déterminé.
Toutefois, dans l’attribution des emplacements, l’organisateur s’efforce de tenir compte du souhait exprimé par les exposants, de la nature et de l’intérêt des articles ou services qu’ils se proposent de présenter, de la disposition du stand qu’ils envisagent d’installer.
b) L’organisateur se réserve le droit de modifier, toutes les fois qu’il le jugera utile dans l’intérêt de la manifestation, la disposition des surfaces.
c) L’attribution de l’emplacement se fera sur le « principe du premier venu, premier servi » et sera en fonction des espaces encore vacants.
12. Assurances
L’organisateur n’est en aucun cas responsable des dégradations matérielles que l’exposant ou son entourage pourrait occasionner par faute ou négligence pendant toute la durée de la foire, le montage, le démontage ou encore le transport de matériaux ou marchandises dans l’enceinte de la foire. L’organisateur conseille à l’exposant de souscrire une assurance responsabilité civile qui puisse couvrir ces désagréments potentiels.
13. Produits interdits d’exposition
Il est interdit d’introduire et d’exposer sur le site de la Foire tout produit dont la consommation et la vente sont prohibées en république de Djibouti tels que :
– Des produits contrefaits
– Des produits chimiques pouvant constitués un danger pour la santé et la sécurité humaine
– Des produits illicites tels que les drogues
– Des armes
En outre, il est interdit d’utiliser des récipients en verre à l’intérieur du site et il est conseillé à cet effet d’utiliser des récipients en plastique qui ne présentent aucun risque pour l’intégrité physique des visiteurs
14. Fumer dans l’enceinte de la foire
En vertu de la législation en vigueur, il est formellement interdit de fumer dans les lieux pendant la foire. L’interdiction inclut les périodes de montage, d’exposition et de démontage. Elle s’applique de la même manière aux visiteurs qu’aux exposants.
Il est permis de fumer dans une Zone Extérieure, prévue à cet effet. Le non-respect de cette interdiction pourra engendrer le retrait du badge d’exposant et la mise en application des sanctions économiques prévues par la législation.
15. Dispositions Diverses
a) L’organisateur peut annuler ou reporter la manifestation s’il constate un nombre notoirement insuffisant d’inscrits. L’exposant inscrit se voit alors restituer le montant de sa participation.
b) Jusqu’au jour de la clôture des inscriptions (le 15 Novembre 2023), l’exposant assume la totalité des risques liés à la non réalisation éventuelle de la manifestation et notamment la charge exclusive des frais qu’il aurait éventuellement engagé en prévision de la manifestation.
c) L’organisateur peut également annuler ou reporter la Foire en cas de force majeure. Constituent des cas de force majeure justifiant, à tout moment, l’annulation ou le report de la manifestation, toutes situations nouvelles, économiques, politiques ou sociales, à l’échelon local, national, ou international, indépendantes de la volonté de l’organisateur, qui rendent impossible l’exécution de la Foire ou qui emportent des risques de troubles ou désordres susceptibles d’affecter gravement l’organisation et le bon déroulement de la manifestation ou la sécurité des biens et des personnes.
d) Toute infraction aux dispositions du présent règlement peut entraîner, au besoin avec l’assistance de la force publique, la fermeture du stand de l’exposant contrevenant. Il en est particulièrement ainsi pour le défaut d’assurance, la non-conformité de l’agencement, le non-respect des règles de sécurité, la non occupation du stand, la présentation de produits non conformes à ceux énumérés dans la demande d’admission. Dans une telle situation, le montant payé au titre de la participation de l’exposant est conservé par l’organisateur.
e) L’exposant s’interdit expressément de saisir les tribunaux avant d’avoir, au préalable, mis en œuvre une procédure de conciliation amiable.
f) En cas de litige, les tribunaux du siège de l’organisateur sont seuls compétents.
